אם העסקאות בחשבון QuickBooks שלך נערמו, אולי ניסית למחוק אותן. רק כדי לגלות שזה לא קל כמו שחשבת בהתחלה.
כדי לסבך את העניינים, מחיקת עסקאות בכמות גדולה אינה זמינה ב-QuickBooks Online. אבל אין סיבה לדאוג. מאמר זה נועד לעזור לכם להיפטר מעודפי הנתונים בקלות יחסית.
יתר על כן, תקבלו כמה טיפים נוספים כיצד לנהל עסקאות עם QuickBooks.
לפני שאתה מתחיל
כדי למחוק כמה עסקאות במכה אחת, עליך להשתמש בכלי מחיקת אצווה/בטל עסקאות.
הכלי/אפשרות הזו מגיעה עם QuickBooks Desktop Accountant 2017. אותו הדבר חל על Enterprise ו-Enterprise Accountant 17.0, ואילך.
יש צורך להיכנס כמנהל חשבונות חיצוני או כמנהל. ומספר מטבעות אינו נתמך בעת מחיקת עסקאות מרובות.
בנוסף, יש כמה עסקאות שאינך יכול למחוק בכמות גדולה כלל.
- תלושי שכר
- חשבוניות הכוללות החזר (פריטים, קילומטראז' או זמנים)
- עסקאות בתקופה סגורה
- בדיקות אחריות שכר
- תשלומי חשבונות מקוונים
- חשבוניות הכוללות עלות וזמן לחיוב
- תשלומי מס מכירה
מחיקת עסקאות בכמות גדולה - מדריך שלב אחר שלב
שלב 1
הפעל את QuickBooks, נווט לקובץ ולחץ על "עבור למצב משתמש יחיד". לפעמים יש גם אפשרות "עבור למצב ריבוי משתמשים", אל תלחץ על זה. אחרת, לא תוכל להמשיך בפעולות נוספות.
שלב 2
על זה, נווט אל רואה חשבון ולחץ על "מחיקת אצווה/בטל עסקאות". בחר את העסקאות שמהן תרצה להיפטר. אתה יכול לעשות זאת מרשימת העסקאות הזמינות.
שלב 3
לחץ על "סקירה ובטל" כדי להמשיך בפעולות נוספות. אפשרות זו זמינה גם בתור "בדיקה ומחק". כך או כך, זה עושה את אותו הדבר.
שלב 4
כעת, לחץ על אחד משני הכפתורים - "גיבוי ובטל" או "גיבוי ומחק". פעולה זו היא אופציונלית ואתה יכול לבחור "בטל בלבד" או "מחק בלבד" מהתפריט הנפתח.
כדי לחשוף את התפריט, לחץ על החץ למטה לצד הכפתורים הנ"ל. שלא בדרך, אתה רק צריך לאשר על ידי לחיצה על כן.
טיפ מקצוען:
אם אתה צריך לשמור תיעוד של העסקאות שנמחקו או שבוטלו, QuickBooks נותן לך את האפשרות להדפיס אותן.
בחר "הצג דוח עסקאות שנמחקו/בוטלו" והקש על Ctrl/Cmd + P כדי להדפיס אותו. אתה יכול גם לקחת את המסלול הארוך ולבחור הדפס מתפריט קובץ.
שיטה אלטרנטיבית
שיטה זו חלה על מחיקה בכמות גדולה של עסקאות פיד בנקאיות. הנה מה שעליך לעשות:
שלב 1
בחר בתפריט בנקאות ובחר בחשבונך. לאחר מכן, נווט אל האפשרות "לבדיקה" ובחר את העסקאות שברצונך להסיר.
שלב 2
לחץ על כפתור "פעולות אצווה" ובחר "אל תכלול נבחרות". כעת, אתה יכול לעבור לקטע 'לא נכלל' ולבחור את העסקאות הנתונות פעם נוספת.
בחר שוב בלחצן "פעולות אצווה" ובחר "מחק" מהתפריט.
הערה:
מי שרוצה להסיר את התרשים שמציג עסקאות חשבונות עדיין צריך למחוק אותן אחת אחת. אבל היו כמה שמועות ש-QuickBooks יכלול אפשרות מחיקה בכמות גדולה עבור זה בעתיד.
מחיקת עסקאות אחת אחת
שיטה זו היא קצת יותר קלה. אז שוב, זה חל על QuickBooks Desktop ואתה צריך להיכנס עם הרשאות ניהול.
שלב 1
פתח את QuickBooks, נווט לתפריט הראשי ובחר רשימות. לאחר מכן, לחץ על "טבלת חשבונות" - הוא מופיע מתחת לתפריט הנפתח.
שלב 2
עבור אל החשבון המכיל את העסקאות שברצונך למחוק והקש על פתח. עיין בכל העסקאות ומצא את זו שברצונך להסיר. שימו לב שהעסקאות מופיעות לפי הסדר שתבחרו, ואתם יכולים לשנות זאת.
שלב 3
לאחר לעסקה שברצונך לבטל, בחר ערוך מהתפריט הראשי ולחץ על מחק. יש חלון אישור מוקפץ ואתה לוחץ על אישור כדי לאשר.
אפשרויות סינון מתקדמות
אם תפעיל את כל העסקאות שלך דרך QuickBooks, אפשרויות הסינון עשויות להאיץ משמעותית את הסרת העודפים.
ראשית, QuickBooks מאפשר לך להחיל מסננים על סמך סוג העסקה. והדבר הטוב ביותר הוא שאתה יכול לבטל או למחוק אותם לפי המסנן. עבור לאפשרות סוג עסקה, לחץ על התפריט הנפתח שלידה ולאחר מכן לחץ על סוג העסקה הספציפי.
אלה כוללים את הדברים הבאים:
- זיכוי שטר
- צ'קים לתשלום חשבונות
- המחאות החזר
- החזרי חשבונות
- עלויות מימון
מלבד זאת, ניתן לסנן עסקאות לפי תאריך. בתוך העסקה הזמינה, עבור אל "הצג עסקאות לפי" ולחץ על התפריט הנפתח שלצדה.
שם אתה יכול לבחור "תאריך שינוי אחרון", "הזן תאריך" ו"תאריך עסקה". בנוסף, QuickBooks נותן לך את האפשרות להסתיר או להציג עסקאות מבוטלות או מקושרות.
כדי להסתיר או להציג אחד מהם, פשוט לחץ על התיבה שלפני האפשרות המתאימה. אלה ממוקמים ליד התפריט הנפתח סוג עסקה.
הפוך את הספרים שלך נקיים
נכון לעכשיו, מחיקה בכמויות גדולות של עסקאות QuickBooks היא כנראה יותר עבודה ממה שהתמקחת. בעיקר בגלל אבטחה או תקנות מסוימות שמעצבות את השירות.
מה דעתך על זה? למה אתה חושב ש-QuickBooks הפך את המחיקה של מספר עסקאות לקשה? שתף את המחשבות שלך עם שאר קהילת TJ בקטע ההערות למטה.