כיצד לראות מי צפה ב-Google Doc שלך

Google Docs הוא כלי נהדר לשיתוף פעולה מכיוון שהוא מאפשר למספר אנשים לערוך ולעבוד על מסמך בודד בו-זמנית, מבלי לאבד את המעקב אחר מי עושה מה.

אם אתה או הארגון שלך משתמשים ב-Google Docs, ידיעה מי מהצוות צפה באיזה מסמך ומתי יכולה להיות מידע שימושי. מהבטחת שכולם קוראים טיוטה, תנאים והגבלות, ההגשה האחרונה שלך, מדיניות ונהלים, או מסמך חשוב אחר, היכולת לראות מי עשה מה ומתי זה חיוני.

עד לאחרונה, לא יכולת לראות מי צפה ב-Google Docs שלך. אפשר היה לראות מי ערך אותו, אבל לא מי בדיוק קרא אותו. אם הם לא שמרו, ערכו או השאירו תגובה, לא היה לכם מושג אם אדם מסוים קורא את הגרסה האחרונה של מסמך בכלל.

כמו כן, מכיוון שאתה יכול לשתף את Google Docs עם הרשאות קריאה בלבד, אתה יכול לשתף את המסמך עם אנשים מסוימים מתוך כוונה שהם יבדקו את המסמך אך לא יבצעו שינויים.

הגרסאות הנוכחיות של Google Docs מאפשרות לך להגדיר הגדרות כך שתוכל לראות מי צפה ב-Google Docs שלך. בוא נסתכל איך אתה יכול לעשות זאת בעצמך.

צג הפעילות של G Suite

G Suite משמש בדרך כלל על ידי ארגונים שבהם שיתוף פעולה חיוני. אם אתה משתמש ב-G Suite כדי לשתף פעולה עם אחרים באופן קבוע, אתה יכול להשתמש ב-Activity Monitor כדי לראות את היסטוריית הצפייה של כל קובץ Google Docs.

בצע את השלבים הבאים כדי לעשות זאת:

1. פתח קובץ Google Sheet

   

2. לחץ על מגמת העלייה סמל חץ בפינה הימנית העליונה, או עבור אל כלים תפריט נפתח

   

3. פתח את ה לוח מחוונים לפעילות

   

4. הקלק על ה כל הצופים עבור כרטיסיית הארגון שלך

   

תהליך זה יאפשר לך לעקוב אחר צפיות במסמך, כולל התאריך והשעה של התצוגה האחרונה עבור כל צופה.

אם אינך רואה את אפשרות מעקב הפעילות ב-Google Docs שלך, סביר להניח שאתה מחובר לגרסה החינמית של Google Docs, או לחשבון אישי, ולא לגרסת G Suite.

מגמות צופים ותגובות

בנוסף לראות מי צפה ב-Google Docs שלך, ה-Activity Monitor גם מאפשר לך לראות מגמות לגבי מתי אנשים צפו במסמך שלך או הגיבו עליו.

מגמת צופים: מציג לך תרשים עמודות של מספר הצופים הייחודיים בכל פרק זמן שתבחר מ-7 ימים ועד כל הזמן.

מגמת הערות: מציג לך תרשימי עמודות של מגמת ההערות לאורך כל פרק זמן מ-7 ימים ועד כל הזמן.

כבה את היסטוריית התצוגה ב-Google Docs

אם מסיבה כלשהי אתה רוצה לכבות את היסטוריית הצפייה של מסמך, אתה יכול לעשות זאת גם על ידי ביצוע השלבים המהירים הבאים:

1. פתח את ה-Google Sheet

   

2. לחץ על מגמת העלייה חֵץ בצד הימני העליון של המסמך שלך או עבור אל כלים מהתפריט הנפתח

   

3. פתח את ה לוח מחוונים לפעילות

   

4. בחר הגדרות פרטיות

   

5. תחת הגדרת מסמך, החלף הצג את היסטוריית הצפיות שלי עבור מסמך זה לכבות

   

אפשרות זו זמינה גם בגרסה האישית או החינמית של Google Docs. אם אתה עובד על מסמך אבל לא רוצה ששותפי העריכה שלך יידעו עד שתהיה מוכן לשתף את התיקונים האחרונים שלך, אתה יכול לכבות את היסטוריית הצפיות שלך.

התחל בפתיחת Google Sheets ולחיצה על הגדרות.

תפריט ההגדרות מאפשר לך לכבות את היסטוריית הצפיות שלך באמצעות הגדרות "לוח מחוונים לפעילות". לאחר שהעברת את זה למצב "כבוי", לחץ על אישור כדי לשמור שינויים.

כיצד לראות מי ביצע שינויים ב-Google Doc שלך

בקרת גרסאות חשובה מאוד, במיוחד אם אתה עובד בתעשייה מפוקחת. בקרת גרסה היא משהו ש-Google Docs עשה היטב במשך זמן מה. מסמכים יראו מי ערך מסמך, שמר או שיתף אותו. זה למעשה עובד לא רק עם G Suite, אלא גם עם Google Docs אישיים.

אם אתה מעוניין בבקרת גרסאות או רוצה לוודא שאף אחד לא ביצע שינויים שהוא לא צריך לעשות מבלי לנעול את הקובץ, תוכל לגלות זאת על ידי ביצוע השלבים הבאים:

1. פתח Google Sheet שברצונך לעקוב אחריו

   

2. בחר קוֹבֶץ ו היסטוריית גרסאות

   

3. בחר ראה היסטוריית גרסאות

   

חלון אמור להופיע בצד ימין של המסך המציג כל שמירה ועריכה עבור המסמך המדובר. בהתאם לאופן שבו הגדרת G Suite או Google Docs, תוכל גם לראות את הנתונים האלה על ידי בחירה בקישור 'עריכה אחרונה הייתה...' בחלק העליון של המסמך. זה לוקח אותך בדיוק לאותו מקום.

בתוך החלון הזה, אמורה להיות לך גם אפשרות להציג את הגרסה הקודמת של המסמך לפני ביצוע העריכות.

זה חיוני לבקרת גרסאות מכיוון שיש לך מסלול ביקורת של השינויים שבוצעו, מתי הם בוצעו ועל ידי מי. זה שימושי גם אם ביצעת כמה שינויים, ישן על זה, משנה את דעתך וברצונך להחזיר אותם לאחור.

כיצד לראות מי שיתף את Google Doc שלך

אתה יכול גם לראות מי שיתף את Google Doc שלך ומתי. אתה יכול גם לראות את הגדרות השיתוף כדי שתוכל לשלוט טוב יותר בגישה למסמך שלך.

1. לך ל drive.google.com
2. לחץ על הכונן שלי משמאל

   

3. לחץ על הקטן אני כפתור בפינה הימנית העליונה

   

4. נְקִישָׁה פעילות

   

5. לחץ על כל קובץ או תיקיה בנפרד או עיין בפס הגלילה מימין למסך. זה יראה לך מי שיתף את המסמך שלך.

   

תוכל גם לבדוק מתוך המסמך על ידי בחירה בשיתוף. שמות האנשים יופיעו בחלון הקופץ. אם יש מספר אנשים, בחר שם ורשימת כל השמות תופיע.

מחשבות אחרונות

היכולת שלך לקבוע מי צפה, שיתף וערך את המסמכים שלך מוגבלת אם אין לך גישה לחשבון G Suite; עם זאת, עדיין יש דרכים לקבל מידע בסיסי.

על ידי ביצוע השלבים המופיעים במדריך זה, תוכל לראות במהירות ובקלות מי צפה, ערך, השתנה במסמך Google Docs שלך בכל דרך.