אתה יכול לעשות הרבה דברים כדי לשפר את היעילות של הצוות שלך, ושימוש במרכז שיתוף פעולה כמו Microsoft Teams הוא אחד מהם. זהו כלי תקשורת נהדר שתוכל להשתמש בו כדי לשוחח בצ'אט, לשתף קבצים ולקיים פגישות אודיו ווידאו עם הצוות שלך.
אם אתה רק התחלת עם Teams, ייתכן שאינך בטוח כיצד לתזמן פגישה. ישנן מספר דרכים לעשות זאת, והאפשרויות שלך יהיו תלויות באיזו גרסת Microsoft Teams אתה משתמש. במאמר זה, אנו נותנים לך את כל הפרטים שאתה צריך לדעת.
תזמון פגישה ב-Microsoft Teams
חשבון Microsoft Teams שלך מחובר לכל מוצרי Microsoft 365 Group כגון SharePoint, Outlook, Yammer וכו' והלוח שנה שבו אתה משתמש ב-Teams מחובר ישירות ללוח השנה של Microsoft Exchange.
Outlook משתמש גם בלוח השנה של Exchange. זה אומר שברגע שתקבע פגישה דרך Outlook, היא תופיע אוטומטית ב-Teams ולהיפך. כך תוכל לקבוע פגישה ב-Microsoft Teams:
- בצ'אט של צוותים, לחץ על לקבוע פגישה סמל (מתחת לתיבה של ההודעה החדשה.)
- לאחר מכן, בחר לוּחַ שָׁנָה, שנמצא בלוח הצד השמאלי, ולאחר מכן לחץ על פגישה חדשה.
- יופיע חלון מוקפץ. ניתן לבחור את השעה והתאריך לפגישה.
- בסיום התזמון, לחץ להציל. לאחר מכן, החלון הקופץ ייסגר, ותוכל לשלוח את ההזמנות לפגישה באמצעות Outlook.
עוזר תזמון
בחלון המוקפץ, אתה יכול גם להשתמש בפונקציה של עוזר תזמון. תכונה זו תעזור לך למצוא את הזמן הנכון עבור כל חברי הצוות שלך, כולל אותך.
כאשר תבחר באפשרות זו, תוכל לראות מתי משתתפי הפגישה פנויים ומתי הם עסוקים. כחול כהה מייצג את משבצות הזמן כשהן אינן זמינות. משבצות התכלת הן השעות הזמינות, ומשבצות הזמן האפורות הן שעות העבודה של המשתתף.
הזמנת אנשים מחוץ לצוות שלך
אחד הדברים הגדולים ב-Microsoft Teams הוא שאתה יכול להזמין אנשים מחוץ לארגון שלך להצטרף לפגישה.
הם אפילו לא צריכים להיות בעלי רישיון Microsoft Teams. כל מה שאתה צריך זה השם וכתובת האימייל שלהם, ואתה יכול לשלוח את ההזמנה. הנה מה שאתה צריך לעשות:
- פתח את ה הוסף משתתפים נדרשים אפשרות בטופס המוקפץ פגישה חדשה.
- לחץ על אופציונאלי.
- הזן את כתובת האימייל של האדם.
- לחץ על להזמין, הזמנה באימייל תנחת בקרוב בתיבת הדואר הנכנס שלהם.
אתה יכול גם לקבוע פגישה שתתקיים בתוך ערוץ Teams ספציפי. על פגישה חדשה טופס, בחר הוסף ערוץ. לאחר שתגדיר אותו ושלחת ההזמנות, לא תוכל לשנות את הערוץ.
אם אתה צריך לעשות שינוי, תצטרך ליצור הזמנות חדשות. כמו כן, אם פגישה אמורה להתקיים בערוץ, כל מי שהוא חלק מאותו צוות יוכל להצטרף לפגישה, גם אם לא קיבל את ההזמנה.
המהדורה החינמית של Microsoft Teams
במקרה שאתה משתמש במהדורה חינמית של Teams, ייתכן שאתה תוהה היכן נמצאת אפשרות התזמון באפליקציה שלך. ובכן, למרבה הצער, בגרסה החינמית של Microsoft Teams, אינך יכול לקבוע פגישה.
אבל זה לא אומר שאתה לא יכול לקיים פגישה בכלל. לאפליקציה יש את הכירו עכשיו אפשרות כאשר אתה צריך לאסוף את הצוות במהירות.
כל שעליכם לעשות הוא ללחוץ על סמל המצלמה שליד נפגש עכשיו ולאחר מכן בחר את כל שמות האנשים שישתתפו בפגישה. תכונה זו זמינה גם עבור חשבונות Teams מבוססי מנוי.
עוד על פגישות צוות של Microsoft
אתה יכול לכלול עד 250 אנשים בפגישת Teams אחת. עם זאת, לא ניתן לראות כל משתתף בו זמנית. לפני העדכונים האחרונים, יכולת לראות רק עד ארבעה משתתפים פעילים בשיחה. עכשיו אתה יכול להיות תשעה משתתפים על המסך בבת אחת. אבל העדכון החדש הביא עוד כמה חידושים מרגשים.
למשתתפי הפגישות של Microsoft Teams יש כעת איכות שמע טובה יותר ורקעים מותאמים אישית לפגישות. תוכל גם להצמיד סרטון אם יש צורך למקד יותר תשומת לב למשתתף מסוים בפגישה. תכונות אחרות הקשורות לפגישה כוללות לובי וירטואלי, שיתוף מסך ופתרון בעיות אינטראקטיבי.
קרבו את הצוות(ים) שלכם
ישנן דרכים רבות שבהן תוכל להפוך את מקום העבודה שלך ליעיל יותר באמצעות Microsoft Teams. זו בעיקר אפליקציה מבוססת צ'אט ושיתוף קבצים. אבל זה גם כלי נפלא כשאתה צריך לערוך ועידת וידאו עם הצוות שלך.
תזמון פגישה עם עוזר תזמון הופך את הלוגיסטיקה של מציאת הזמן הנכון להרבה יותר נוחה. ואם מישהו אינו חלק מהארגון או הצוות שלך, הוא עדיין יכול להצטרף. פשוט שלח להם הזמנה באימייל.
האם אי פעם השתתפת בפגישת Microsoft Teams? או שנקבע אחד? ספר לנו בקטע ההערות למטה.