תמונה 1 מתוך 6
מיליוני אנשים משתמשים ב-Microsoft Outlook כדי לנהל את הדואר האלקטרוני והיומן שלהם, הן בעבודה והן בבית. זו עדות לשימושיות שלה, אבל האמת היא שמעט אנשים באמת יודעים איך להפיק את המרב מהתכונות שלו.
לימוד כמה טריקים פשוטים יכול לחסוך לך זמן, לעזור לך לעבוד בצורה יעילה יותר, ואפילו לסנכרן את חיי הבית והעבודה. טיפים אלה מכוונים ל-Outlook 2013, 2016, 2019 ו-Microsoft 365, אך רבים חלים גם על גרסאות ישנות יותר של Outlook.
טיפ מס' 1: הסר הקלדה חוזרת באמצעות חלקים מהירים
אם אתה צריך באופן קבוע להקליד בלוק טקסט סטנדרטי, אתה יכול לשמור אותו בתור "חלק מהיר" להכנסה קלה למייל שלך.
- הדגש את הטקסט בחלון המלחין.
- לחץ על "לְהַכנִיס" לשונית כדי לפתוח את תפריט הסרט.
- בחר "חלקים מהירים" ולבחור “שמור את הבחירה בגלריית Quick Parts."
- נְקִישָׁה "בסדר" במסגרת הקופצת כדי לשמור את ביטוי החלק המהיר החדש.
בעתיד, כאשר תתחיל להקליד את אותו גוש טקסט, תראה אותו יופיע כהצעה. מכה "לַחֲזוֹר" כדי להוסיף את הטקסט במלואו. אתה יכול גם לבחור את הביטוי שלך עם העכבר באמצעות ה "חלקים מהירים" להפיל. לחץ לחיצה ימנית עליו לאפשרויות מיקום, או ערוך ונהל חלקים מהירים ו"אבני בניין" אחרות.
טיפ מס' 2: כתוב הודעה למסור בזמן עתידי
אם יש לך חדשות או הודעות שאינך רוצה לשתף באופן מיידי, Outlook מאפשר לך לדחות את המסירה לזמן מוגדר.
- כתוב את המייל שלך והוסף את הנמען שלך. הכינו הכל לשליחה כרגיל.
- לחץ על הכרטיסייה "אפשרויות". תפריט חלוף יופיע מתחתיו.
- לחץ על "עיכוב במשלוח" או בחר את סמל החץ הקטן ב"לִשְׁלוֹחַ" התיבה, בהתאם לגרסת Outlook ולמערכת ההפעלה שלך.
- במסגרת הקופצת, בחר את התאריך והשעה שבהם תרצה שהנמען יקבל את האימייל, ולאחר מכן לחץ על "סגור" אוֹ "לִשְׁלוֹחַ" בהתאם לגרסת Outlook ולמערכת ההפעלה שלך.
- נְקִישָׁה "לִשְׁלוֹחַ" כאשר סיים.
- אם אתה משתמש בשרת Exchange, כעת תוכל לסגור את Outlook. אם אתה משתמש ב-POP או IMAP, תצטרך להשאיר את האפליקציה פתוחה עד שיחלוף זמן השליחה שצוין.
אתה יכול גם לעדכן את התאריך והשעה או למחוק את ההודעה לגמרי לפני שליחתה. בקר ב "דַמקָה" תיקיה ולחץ "בטל את השליחה." לאחר מכן תוכל ליצור מחדש את ההודעה ולשלוח אותה בתאריך או שעה חדשים.
טיפ מס' 3: צור תיקיה לחיפושים נפוצים
אתה תמיד יכול לחפש בתיקייה הנוכחית על ידי הקלדת מילים או ביטויים בשדה החיפוש, שנמצא מעל רשימת ההודעות. עם זאת, עבור מונחי חיפוש תכופים, אתה יכול לפשט את העבודה עם א "לחפש" תיקייה.
לך אל "תיקיה" לשונית ולחץ לחיצה ימנית על "תיקיית חיפוש" ליצור אחד. בחר מתוך מגוון תבניות (אימייל מאנשים ספציפיים, דואר שסומן כחשוב וכו') או הגדר קריטריונים משלך באמצעות "צור תיקיית חיפוש מותאמת אישית" אוֹפְּצִיָה.
תיקיית החיפוש החדשה שלך מופיעה בחלונית התיקיות בצד שמאל של חלון Outlook; לחץ עליו כדי לראות הודעות העומדות בתנאים שבחרת. לחץ לחיצה ימנית ובחר "שנה שם תיקייה" לתת לו שם נוח.
טיפ מס' 4: אוטומציה של משימות חוזרות עם שלבים מהירים
אם אתה מוצא את עצמך מבצע באופן קבוע משימה מסוימת, כגון העברת אימייל נכנס לעמית או הזמנת קבוצת נמענים לפגישה, אז צעדים מהירים יכול לחסוך לך זמן. תמצא קבוצה של מוגדרות מראש צעדים מהירים באמצע ה בית לשונית, אבל הכוח האמיתי של התכונה מגיע בהגדרת משלך.
לחץ על החץ הנפתח ובחר "צעד מהיר חדש" כדי ליצור רצף מותאם אישית של פעולות שיכולות לסווג, להעביר, לסמן ולמחוק הודעות בלחיצה אחת של העכבר.
לחיצה על החץ הנשלף, נמצא בחלק הימני התחתון בתוך "צעדים מהירים" קבוצת סרט, פותחת תיבת דו-שיח שממנה ניתן לשכפל ולערוך קיצורי דרך כך שתוכל ליצור מגוון וריאציות על ערכת נושא.
טיפ מס' 5: מיין את הדואר שלך עם כללים ועיצוב מותנה
ה 'כללים' תפריט נפתח ב- 'מהלך \ לזוז \ לעבור' סעיף של 'בית' הכרטיסייה מספקת אפשרויות ליצור ולנהל כללים לעיבוד אוטומטי של הודעות כשהן מגיעות. אם תבחר הודעה לפני הלחיצה, היא תציע ליצור כלל המשפיע על הודעות דומות. בחר "צור כלל" ותינתן לך האפשרות להגדיר כל מיני קריטריונים לבדוק, כולל שולח, נמען, גודל, תאריך וכו'. אתה תבחר גם מה צריך לקרות למיילים שתואמים לקריטריונים שנקבעו.
תכונה דומה היא עיצוב מותנה, שתמצא בלחיצה "הצג הגדרות" אחריו ה "נוף" לשונית. זה לא מעביר או מעבד הודעות, אבל הוא מציג הודעות דוא"ל התואמות לקריטריונים מסוימים בגופן ובצבע שצוינו, כך שתוכל לזהות אותם באופן מיידי בתיבת הדואר הנכנס שלך.
טיפ מס' 6: נקה אוטומטית הודעות מיותרות
אם אתה רוצה לחסוך מקום או לסדר שביל דוא"ל לא מנוהל, ה לנקות כלי ב-Outlook 2013 ואילך יכול לעזור. זה מנתח שיחת דואר אלקטרוני שלמה ומוחק כל הודעה שצוטטה בשלמותן בתוך הודעה שלאחר מכן - כך אתה עדיין יכול לראות מה נאמר על ידי בדיקת ההודעות הבאות.
להשתמש לנקות, לחץ על התפריט הנפתח שלו ב- "בית" הכרטיסייה ובחר אם ברצונך לסדר שיחה בודדת או תיקיה שלמה. כדי ליישם שליטה נוספת על ההגדרות שלך, לחץ על "הגדרות" כפתור בתוך ההתראה הקופצת כדי לבחור איזה סוג של הודעות יש לגזור ומה יש להשאיר לבד.
טיפ מס' 7: האצל גישה לדואר וללוח השנה שלך
אם מצב או אירוע מסוים דורשים ממך לספק גישה לחשבון Outllok לאדם אחר, תוכל לאפשר זמנית למישהו אחר לנהל את תיבת הדואר הנכנס ואת הפגישות שלך. כדי להגדיר זאת, פתח את "קוֹבֶץ" הכרטיסייה ולאחר מכן לחץ על "הגדרות חשבון" תפריט נפתח ובחר "גישה של נציג." נְקִישָׁה "לְהוֹסִיף" והזן את השם של האדם (או האנשים) שאליהם ברצונך להעניק גישה.
תראה קבוצה של תפריטים נפתחים להרשאות. הגדרות ברירת המחדל מאפשרות לנציג שלך לגשת ולעדכן את היומן ורשימת המשימות שלך, בעוד שהמייל ואנשי הקשר נשארים פרטיים. אתה יכול להתאים את ההרשאות לצרכים שלך.
הערה: נציג חייב להשתמש באותה גרסה של Outlook כמוך, והפריטים שאליהם אתה רוצה לגשת חייבים להיות מאוחסנים בשרת Exchange. לנציג לא תהיה גישה לתיבת הדואר שלך שנמצאת בכונן הקשיח שלך.
טיפ מס' 8: נהל אישורי קריאה
למרבה המזל, Outlook מתנהג מספיק כדי לבקש רשות לפני שליחת אישור קריאה; אתה יכול להתאים אישית את ההתנהגות שלו עוד יותר על ידי לחיצה על "קוֹבֶץ" לשונית, פתיחה "אפשרויות," בחירת ה "דוֹאַר" הצג, וגלילה מטה אל ה- 'מעקב' סָעִיף. כדי להגדיר את התדירות של בקשות קבלה שנשלחו, בחר "תמיד" אוֹ "לעולם לא," או הגדר את הגדרות בקשת הקבלה שלך.
אפשרות שימושית אחת היא היכולת לבקש קבלה על מסירה, המאשרת שהמייל שלך הגיע לשרת הדואר של הנמען, מבלי להתעקש לקבל הודעה כאשר הוא אכן נפתח.
טיפ מס' 9: אזורי זמן
אם אתה נוסע לעבודה, תדע את התסכול של פגישות ופגישות ב-Outlook שמופיעים בזמן המקומי הלא נכון. למרבה המזל, אתה יכול לשלוט באזורי זמן מתוך ההגדרות שלך. תַחַת "קוֹבֶץ," לחפש "אפשרויות" ובחר "לוּחַ שָׁנָה" לפתוח את שלך "אזור זמן" הגדרות. לאחר שתשנה את אזור הזמן המקומי שלך, חותמות זמן ורשומות לוח שנה יוצגו באימייל עם ההיסט המתאים.
אתה יכול גם להגדיר אזור זמן שני שיוצג כך, למשל, תוכל לעקוב אחרי השעה חזרה הביתה, או לראות מה השעה עבור הקולגות שלך בחו"ל כדי להבטיח שתתפס אותם במהלך שעות העבודה לא ליצור איתם קשר בזמן לא נוח ביום. נְקִישָׁה "החלף אזורי זמן" לעבור בקלות ממיקום אחד לאחר.
טיפ מס' 10: השתמש בתכונת הפתקים הדביקים
Outlook כולל תכונת הערות דביקות מובנית כדי לעזור לך להזכיר לך מידע חשוב או לשים לב אליו. ללחוץ "Ctrl + Shift + N" מכל מקום בממשק Outlook כדי ליצור פתק חדש, שניתן לגרור ולמקם בכל מקום על המסך. כברירת מחדל, הערות מופיעות בצהוב חיוור, אך ניתן להקצות אותן לקטגוריות, מה שגורם להן לעבור לצבע המשויך.
כדי לנהל את ההערות שלך, לחץ על "הערה" סמל בחלק התחתון של 'נוף' לוּחַ. משם תוכל להעתיק, לארגן ולהדפיס הערות. ניתן גם לחפש, דרך השדה בפינה השמאלית העליונה של החלון, הערות המכילות טקסט ספציפי.
טיפ מס' 11: דואר אלקטרוני מוצפן
אם אתה רוצה להוכיח שההודעות שלך באמת מגיעות ממך, Outlook יכול לחתום באופן קריפטוגרפי על הדוא"ל שלך. אתה יכול אפילו ללכת צעד קדימה ולהצפין את הטקסט והקבצים המצורפים כך שרק הנמענים שאיתם שיתפת את המפתח יוכלו לקרוא אותם. כדי להגדיר זאת, פתח את "הגדרות מרכז האמון" על ידי לחיצה "קובץ | אפשרויות | מרכז אמון" ובחירה "אבטחת דואר אלקטרוני."
הצפנת מיילים והוספת חתימה דיגיטלית היא קלה כמו סימון התיבות הרלוונטיות, אך תצטרך ליצור ולייבא תעודה מזהה דיגיטלית אם עדיין אין לך אחד. נְקִישָׁה "קבל תעודה מזהה דיגיטלית..." לראות קישורים למגוון ספקים, כולל Comodo, המציעה אישורי דוא"ל בחינם.