כיצד להעביר מסמכים ב-SharePoint

ניהול מסמכים הוא אחד הדברים החשובים ביותר ב-SharePoint. בעסקים, מסמכים הם לעתים קרובות דברים מתפתחים. הם עשויים להתחיל ב-OneDrive for Business ולהסתיים באתר הצוות של הארגון. לעתים קרובות מסמכים משנים מיקומים ולכן הכרת הפרטים והפרטים של העברת מסמכים ב-SharePoint היא קריטית.

מספר דרכים לעשות זאת

כל מי שעבד ב-SharePoint יודע שישנן דרכים רבות לבצע משימה מסוימת. העברת מסמכים אינה יוצאת דופן. אם תשתמש בסופו של דבר בסייר הקבצים או בכלי ההעברה תלוי במספר גורמים, כגון מספר המסמכים שהועברו, החשיבות של שמירת היסטוריית הגירסאות, מטא נתונים ועוד.

1. סייר הקבצים

כדי להעביר מסמך באמצעות סייר הקבצים, פתח גם את ספריית מסמכי היעד וגם את ספריית המקור (לא משנה אם זה אותו אתר). בחר סייר קבצים בתפריט הנפתח. זה פותח תצוגת סייר עבור כל אחת מהספריות. השתמש בגרירה ושחרור כדי להעביר פריטים בין שתי תצוגות הסייר.

אתה יכול להעביר גם תיקיות וגם קבצים ולשמור על סוגי תוכן אם הן למיקום המקור והן למיקומי היעד יש סוגי תוכן מוגדרים. שיטה זו גם שומרת על מטא נתונים מותאמים אישית אם הן מיקומי המקור והן מיקומי היעד מוגדרים באמצעות אותם מטא נתונים.

עם זאת, התהליך הוא ידני וזה יותר עותק מאשר העברה, מה שאומר שעליך למחוק את פריטי המקור לאחר ההעברה. זה לא שומר על היסטוריית גרסאות או את המאפיינים שנוצרו, נוצרו על ידי, השתנו ושונו על ידי מאפיינים.

2. העבר אל/העתק אל

למרות שימושי ופשוט, ה לעבור ל ו העתק אל פקודות זמינות רק ב-SharePoint Online. אפשרות זו מאפשרת לך להעביר מסמכים מ-OneDrive for Business או SharePoint ליעד ב-SharePoint או OneDrive. בחר את הקובץ ולחץ על אחת משתי הפקודות. ה לעבור ל אפשרות תעביר את המסמך שלך עם הגנה על מטא נתונים והיסטוריית גרסאות לתיקיה אחרת באותה ספריה, לספרייה אחרת או לאתר אחר.

שיטה זו מושלמת עבור משתמשי קצה, מכיוון שהיא פשוטה וישירה. זה מאפשר לך להעתיק ולהעביר גם קבצים וגם תיקיות. הדבר הטוב ביותר הוא שהוא שומר על סוגי תוכן, היסטוריית גרסאות מטא נתונים מותאמות אישית, ו נוצר, נוצר על ידי, שונה ושונה על ידי מאפיינים. ה עותק הפקודה, לעומת זאת, שומרת רק על הגרסה העדכנית ביותר - החיסרון העיקרי הוא כמובן העובדה ששיטה זו היא בלעדית ל-SharePoint Online.

3. ניהול תוכן ומבנה

אם תפעיל את תכונת תשתית הפרסום של SharePoint Server, תוכל לראות קישור ניהול תוכן ומבנה כאשר אתה מנווט אל ניהול האתר. באמצעות תכונה זו, ניתן להעביר/להעתיק מסמכים. זוהי אחת הפריצות הטובות ביותר שיעזרו לך להעביר מספר מסמכים בו זמנית תוך שמירה על היסטוריית גרסאות, שנוצרה, נוצרה על ידי, שונה ושונתה על ידי מאפיינים. גם סוג התוכן והמטא נתונים נשמרים בשיטה זו.

עם זאת, תצטרך להפעיל את תכונת הפרסום. גם אז, לא תוכל להעביר מספר תיקיות. אולי החיסרון הגדול ביותר של שיטה זו הוא שאתה צריך להיות בעל אתר כדי להשתמש בה. אה, וזה עובד רק בתוך אתר בודד.

4. מארגן תוכן

כל שעליך לעשות הוא להפעיל את תכונת מארגן התוכן ולאחר מכן לבחור את כללי הניתוב שבהם ברצונך להשתמש והכנס את המסמך שברצונך להעביר לספריית ההורדה. שיטה זו מאפשרת גם להעביר מסמכים לכל אתר אחר. זה אמנם לוקח זמן להגדיר, אבל אתה צריך לעשות את זה רק פעם אחת. זה גם שומר על סוגי תוכן ומטא נתונים מותאמים אישית.

למרות שהוא לא שומר על היסטוריית גרסאות ודורש מנהל מערכת, יש לו תכונה שימושית המאפשרת לך לנתב את המסמך שלך לתיקיה.

5. כלי העברת SharePoint

מיקרוסופט יודעת שהעברת מסמכים ב-SharePoint יכולה להיות קצת מסובכת. זו הסיבה שהחברה המציאה את כלי ההגירה החינמי של SharePoint. כלי זה מטפל בכל דבר, מהגירות קטנות ועד גדולות שיכולות לכלול קבצים, תיקיות ואפילו רשימות מאתר SharePoint שלך. הפריטים מועברים ל-OneDrive או SharePoint.

היתרון הבולט ביותר של שיטה זו הוא היכולת של הכלי להתמודד עם הגירות גדולות. זה גם מאוד להתאמה אישית ושומר על היסטוריית גרסאות. עם זאת, הוא אינו תואם לגרסאות SharePoint לפני 2013. לעומת זאת, חלק ממוצרי ההעברה של צד שלישי ניתנים להתאמה אישית משמעותית.

6. מוצרי צד שלישי

רוב מוצרי העברת המסמכים האיכותיים של צד שלישי אינם חינמיים, אך הם נוטים לביצועים פנטסטיים, במיוחד עבור העברות בקנה מידה גדול. הם נוטים להיות ניתנים להרחבה וניתנים להתאמה אישית רבה. רוב המוצרים הללו מסוגלים לשמור הכל, כולל סוגי תוכן, מטא נתונים, כל המאפיינים והיסטוריית גרסאות.

מצד שני, השיטה הזו אכן עולה כסף. כאשר אתה מחשיב את העובדה שאתה משלם עבור כלי שיעזור לך להעביר מסמכים, תתחיל לתהות מדוע SharePoint לא מגיעה כבר עם אפשרות ידידותית למשתמש. חיסרון נוסף כאן הוא שמוצרי צד שלישי דורשים מנהל מערכת כדי להגדיר ולהפעיל אותם.

7. פתרון מותאם אישית

לבסוף, אתה יכול לקודד פתרון מותאם אישית משלך באמצעות מגוון טכניקות כגון REST API. משתמש הקצה לא צריך לנתב שום דבר, אתה יכול להתאים אישית כמה שאתה רוצה, ואתה יכול לוודא שהכל נשמר בתוך המסמכים. מצד שני, אתה צריך להיות מסוגל לקוד ולהקדיש זמן לכתיבה ותחזוקה של הקוד, מה שיכול להיות מסובך במיוחד בזמן עדכוני המוצר.

בחר את השיטה שלך

ישנן שיטות נוספות להעברת מסמכים ב-SharePoint, אך אלו אמורות לכסות את רוב הצרכים שלך. שקול קודם כל מה אתה צריך, ובקרוב תדע בדיוק באיזו שיטה להשתמש עבור כל אחד.

איזו מהשיטות האלה אתה מעדיף? האם השתמשת ביותר מאחד? לָדוּן.